Digital HR, användarvänlig informationshantering för HR

Molntjänst för Digital HR,

En tjänst med ett syfte - göra Ert arbete så enkelt som möjligt.

Vår lösning tar de viktigaste HR uppgifterna som måste hända i varje företag och gör dem så enkelt och effektivt som möjligt med ett digitalt flöde.

Om för mycket tid ägnas åt att utföra rutinuppgifter eller om en uppgift faller mellan stolarna kommer man få mycket svårt att uppnå sitt strategiskt viktiga HR arbete.

Ni sparar såväl tid som pengar med en digital HR lösning. Undersökningar visar att traditionell hantering av ett dokument rörande en medarbetare kostar 4,5ggr mer än när det utförs digitalt.

Inte att glömma är att behovet av dyra arkiveringslösningar så som låsta kontor, arkiv och bergrum inte längre behövs.

En plattform för alla Era HR-processer,

En plattform för alla Era HR-processer

Vi automatiserar och förenklar Era HR-uppgifter inom en enda lösning så att Ni frigör tid för strategiska HR-initiativ.

Aktivera attester och korta ledtiden.

Spara tid genom att använda praktiska mallar för en rad dokument eller varför inte för återkommande e-postmeddelanden.

Tappa inte bort en todo då systemet automatiskt påminner Er om viktiga tidsfrister.

Därför ska Ni jobba digitalt inom HR,

Vid nyrekrytering, byte av arbetsuppgifter eller när anställningen upphör finns flera funktioner som är involverade för att möjliggöra att personen har rätt förutsättningar första dagen anställningen påbörjas.

När anställningen upphör är flera funktioner involverade för att på ett korrekt sätt bl.a avsluta behörigheter och förmåner.

Digitalhantering skapar konkurrenskraft,

Att gå över till en digital hantering av information knuten till en anställd skapar en rad fördelar likt övrig digitalisering.

En digital hantering ökar inte bara HR-effektiviteten, den förbättrar också avsevärt kvaliteten på både anställdas dokument samtidigt som man säkrar att alltid har tillgång till senast aktuell information.

I samband med en anställning så är processen beroende av delaktighet av flera olika avdelningar och funktioner. Vanligen finns det beroenden mellan de olika funktionerna och ofta är det rekryterande chef som behöver initiera alla olika moment genom att kontakta respektive funktion.

Problemet med denna hantering är att det finns risker att något moment glöms bort och att personen som anställs inte kan börja arbeta den första anställningsdagen.

Behovet är att samla ihop funktionerna till ett digitalt system för att effektivisera arbetet genom påminnelsefunktioner och checklistor.

Bli av med pappersakterna,

Samla all information om en medarbetare på ett ställe

Automatisera skapandet av återkommande personaldokument med rätt information på rätt plats med digitala mallar

Stimulera samarbete och ta bort hinder

Tilldela uppgifter för att se till att det blir utfört av rätt person.

Automatiskt påminna anställda och chefer om att uppgifter finns att utföra.

Lita på att Ni har aktuell version

Stärka ert varumärke som arbetsgivare med alltifrån snabb och smidig anställningsprocess till en kvalitetssäkrad onboarding process

Automatiskt säkerställa efterlevnad och rensning av gamla data

Digital personalakt,

En digital personalakt låter Er samla all information och dokument tillhörandes Era medarbetare på ett ställe. Ska något uppdateras görs det på ett ställe och alla med behörighet kan ta del av aktuell information.

En personalakt innehåller alltifrån ett CV och personligt brev såsom ett anställningsavtal, provanställningsperiod, år av tjänst, till dokument relaterade till löner, skatt, årlig ledighet, förmåner, prestationer och till och med KPI.

Att införa digitala personalakter för anställda är för de flesta organisationer ett stort steg på resan inom digital transformation men det är relativt enkelt att genomföra.

Medarbetar relaterad information är kopplad till en person. Då uppstår krav på hanteringen av personuppgifter. Tillsammans säkrar vi att personuppgifter lagras korrekt, fullständigt och i enlighet med lagkrav hela tiden.

Dessutom tappar Ni inte längre tid på att söka information om anställda och byter medarbetaren chef så finns all information tillgänglig för den nya chefen.

Åtkomst & behörighet,

Molntjänsten tillåter Er att inte bara definiera vem som får se, föreslå eller redigera vilken information. Den säkerställer att Ni lyckas balansera transparens och efterlevnad i Er datahantering.

Anpassade åtkomsträttigheter gör det möjligt för anställda och chefer att få tillgång till information i systemet.

Anpassade rättigheter säkerställer att anställda har snabb och enkel tillgång till den information de behöver utan att göra tidskrävande sökningar eller oavsiktligt snubbla över konfidentiella data.

Onboarding & Offboarding,

Med en strukturerad process så ökar man chansen för en produktiv och värdefull kollega med en kort startsträcka.

Lika viktigt som det är med introduktionen är det att en avgång, avsked eller uppsägning hanteras korrekt.

Ett sätt att säkra framgång med engagerade medarbetare är att introducera alla nyanställda med en tydligt strukturerad process.

På så vis kan man se till att nyanställda kan vara produktiva så fort som möjligt och förbättra samordningen under uppstarten. Ha alla processer, kontaktpersoner och information redo att distribueras automatiskt så fort anställningsavtalet är signerat och startdatum är satt.

En ny kollega med sprudlande energi och motivation kan lätt tappa allt - om inte en strukturerad process finns för att introducera denne till jobbet. Om varken kollegor eller chefer avsätter tid, om verktygen för att utföra jobbet inte finns på plats i tid eller fungerar som avsett, eller att man missar att bjuda in dem till gemensamma möten så kan det gå fort utför.

Med en strukturerad process så ökar man chansen för en produktiv och värdefull kollega med en kort startsträcka. Man minskar dessutom risken för att förlora personen och riskera att få börja om på nytt. En negativ spiral som lätt blir kostsam och farlig för organisationen.

Naturligtvis bör introduktionen av nya anställda bara vara den första fasen i en strukturerad process för anställdas stöd och utveckling.

Introduktionsutbildning,

Vår molntjänst inkluderar många funktioner för att säkra att introduktionen går smidigt. Ni kan t.ex. skicka ut en välkomsthälsning antingen skriftligt eller som ett videobudskap som skickas redan innan medarbetaren börjat.

Det är också enkelt att skapa en mall för hela introduktionen och se till så att ansvariga personer får i uppgift att välkomna och hålla i utbildningar, antingen ansikte mot ansikte eller genom i förväg inspelade filmer. Kunskapsnivån kan kontrolleras med ett efterföljande test.

Lika viktigt som det är med introduktionen är det att en avgång, avsked eller uppsägning hanteras korrekt. När det är definitivt ska bolagets information säkras och medarbetaren få en kvalitativ hantering. I molntjänsten finns en process för att säkra exakt detta – enkelt och säkert.

Frånvaro-hantering,

Ni får bolagets frånvaro tillgänglig i en enda vy, utmärkt när Ni behöver en tydlig översikt över ledigheter & frånvaro för att planera på lämpligt sätt.

Oavsett om det är semester, sjukdagar eller arbetstider - chefer kan enkelt godkänna anställdas begäran med några klick.

Distansarbete ansöks enkelt om och säkrar en rak och tydlig kommunikation mellan medarbetare och chef samt säkrar att kollegor enkelt kan se vem som är i tjänst och vem som inte är trots att alla kan sitta utspridda vart än i världen.

Skapa dokument automatiskt,

Vår molntjänst inkluderar många funktioner för att säkra att introduktionen går smidigt.

En mall kan göra Ert liv lättare

Ett standarddokument kan ta mycket tid att såväl skapa som hantera - men de behöver inte göra det när Ni har mallar för rutinprocesser och uppgifter till hands.

Med en digital mall så ska Ni aldrig göra samma arbete två gånger om Ni inte måste.

När Ni skapat mallar för uppgifter och processer som Ni behöver hantera ofta så aktiveras de i tjänsten.

Mallen fylls i per automatik med informationen från personalkortet vi definierar ska fyllas i.

Behöver Ni göra justeringar så gör Ni det direkt i office paketet. Tryggt då Ni vet att versionshanteringen är aktiverad så Ni alltid kan spåra ändringarna.

Attest & påminnelser,

Snabba och tydliga godkännanden

Inget mer fram och tillbaka eller oklarheter.

Aktivera attester så att cheferna kan godkänna förfrågningar för sina team direkt.

Anställdas förfrågningar kan behandlas smidigt, utan långa väntetider.

Vem har behörighet att godkänna vad? Behöver begäran godkännas av flera chefer? Ni bestämmer vilka godkännandeprocesser Ni vill definiera för Ert företag.

Tjänsten skickar snabba påminnelser till de som ansvarar för väntande förfrågningar och hjälper därmed till att eliminera processflaskhalsar.

Systemet påminner Er alltid om alla väntande uppgifter. Detta gör att Ni kan fokusera på Ert arbete och veta att ingenting kommer att falla från Er radar.

Utveckling,

Alla anställda bör ha en strukturerad process för stöd och utveckling med regelbundna utvärderingar så att Era anställda stannar kvar på företaget på långsikt och presterar allt bättre.

Låt Era anställda nå sin fulla potential och motivera dem genom att ge regelbunden, transparent feedback.

Dokumentera prestationsmöten med anställda centralt och upprätthålla en tydlig översikt över framstegen i medarbetarnas utveckling.

Samla dokumentationen på ett ställe i en mall.

XL Digital HR som tjänst innebär briljant informationshantering för HR och det till en fast månadsavgift där allt ingår.

Så här gör Ni för att komma igång,

0. Klicka på den lila boxen till vänster med "Prata med säljexpert" och skicka dina kontaktuppgifter så ringer vi upp

1. Vi bokar ett digitalt möte för att stämma av Ert behov

2. Vi demonstrerar lösningen

3. Ni bestämmer antal licenser Ni vill börja med

4. Vi aktiverar tjänsten

5. Vi utbildar Era kollegor

6. Vi driftsätter

7. Ni spara tid och pengar

Prisbild, kom igång snabbt

  • Företagslicens från 995:- per månad ex moms.

    Ingår 1st användarlicens. Efterföljande användare debiteras á 333:- per användare och månad.

  • Engångsavgift för aktivering och utbildning (7h) 13 500:- ex moms.

    * Inkluderar konfiguration av konton och användare, uppsättning av miljö, admin utbildning, användar utbildning, uppföljning och förbättringsarbete.

Våra affärsområden

XL Office Teams hemsida använder cookies. En cookie är en kort text som skickas från en webbplats till din webbläsare och sedan lagras i ditt system. XL Office Team använder cookies för att analysera trafiken till och från vår website. Genom att stänga rutan godkänner du användandet av cookies. Kryssa rutan för att stänga fönstret. 

För och efternamn (Obligatorisk)



Företag (Obligatorisk)



E-post (Obligatorisk)



Telefonnummer (Obligatorisk)









Användarnamn:



Lösenord:



Prata med säljexpert
close slider