Digitalisera arkivet, få tillgång till all historik digitalt

Vi hjälper Er att bli helt digitala,

De flesta företag och organisationer är idag digitala i sin dokumenthantering.

Dokument skapas och lagras digitalt, helt utan att som tidigare skrivas ut och arkiveras i en pärm för att slutligen hamna i ett arkivrum. Det är en utveckling som både är bra för miljön som för organisationen då åtkomsten till informationen är blixtsnabb när man väl behöver återsöka dokumenten.

Utmaningen för de flesta är dock tydlig. Vad ska man göra med det analoga arkivet och papperspärmarna? Hur gör man med all historik?

Vi har flera kunder vars medarbetare varit tvungna att arbeta från kontoret då den information de varit i behov av dagligen endast finns i pärmar på kontoret.

Detta trots att man i övrigt har verktygen och systemstöd som möjliggör distansarbete och mobilt arbete.

En enkel fråga allt fler ställer sig, hur ska vi få vårt arkiv att bli digitalt?

Varför digitalisera arkivet,

Det finns en rad fördelar med att tillgängliggöra historisk information digitalt genom att skanna in dokumenten och arkivera dem digitalt på ett säkert sätt.

Åtkomst, medarbetarna får då tillgång till den information de har behörighet till och kan leverera en bättre kundupplevelse med såväl kortare ledtid och bättre kvalitet oavsett var de befinner sig så länge som de har åtkomst till Internet.

Framtidssäkrat, det mest uppenbara är att säkra datan för framtiden och göra verksamheten mer flexibel.

Återsökning, ett digitalt dokument som såväl arkiveras med meta attribut för återsökning som OCR tolkning av innehållet återsöks av en medarbetare på sekunder vilket accelererar era processer jämfört med traditionell arkivering i pärm/arkivrum.

Säkert, med en digital arkivering så är dokumentet säkrat då endast behöriga får åtkomst och risken att ett dokument försvinner är minimalt.

Ekonomi, såväl kostnader kopplade till hanteringen som kostnader tillhörande lagring av analoga dokument kan sänkas.

Är det en komplex uppgift,

Svaret är både ja och nej enligt oss. Vår erfarenhet av att hjälpa kunder i alla möjliga branscher är att i många fall har kunderna själva försökt sig på att digitalisera dokumenten.

Utmaningen med detta är att man som företag inte själva besitter kompetens eller har tekniken som krävs för att genomföra projektet. Inte heller har man tiden som krävs varvid att det ofta rinner ut i sanden och bara blir halvklart.

Vår erfarenhet är att den bästa modellen är att skapa ett digitaliseringsprojekt med en partner som kan planera, strukturera och genomföra projektet.

Vi tillhandahåller då utrustning, mjukvara och personal för att utföra uppdraget på plats hos Er.

Som kund beställer man då en färdig leverans och det är vad man får.

Hur arbetar vi,

Vi arbetar enligt en tydlig metodik som går ut på att till bästa ekonomi, kortast tid och högsta kvalitet leverera ett färdigt uppdrag.

I varje projekt tillsätter vi en projektledare som tillsammans med Kunden definierar vad som ska utföras och när det ska vara klart. Förstudie och uppdragsbeskrivning möjliggör dessutom en tydlig uppskattning av kostnaden för projektet.

I förstudien kartlägger vi exempelvis nedan;

Vilka dokument ska arkiveras? Volymer, kvalitet på dokument, hur är det lagrat idag?

Vilka format är det som ska hanteras?

Hur ska slutarkivering ske, digitalt eller analogt?

Vilken data ska vara META data?

Kan vi förbättra sökbarheten genom att nyttja externa datakällor?

Vilket filformat ska vi leverera?

Vart ska det lagras?

Hur ska det struktureras?

Vi ser därefter till att projektet genomförs med rätt utrustning, såväl den skanningshårdvara som behövs samt nödvändiga mjukvaror för att effektivt utvinna rätt information ur de skannade dokumenten.

Vi levererar därefter de digitala dokumenten till den digitala lagringsyta ni anvisar, med de attributen dvs META data som förväntas vara återsökningsbar samt i ett format som är arkivbeständigt enligt dagens norm. Ett exempel på detta är formatet PDF/A som är ISO-standardiserat. PDF/A har inbyggda egenskaper för att motverka ändringar i dokument och spåra exakt vilka ändringar som har gjorts.

Har Ni inte tillgång till ett modernt och säkert digitalt arkiv ser vi till att ni får tillgång till det hos oss.

Intressant? Kontakta någon i vår säljledning idag,

Mikael Bergqvist
Telefon: 070-778 02 07
Mail: Klicka på bilden

Linus Ekeblad
Telefon: 070-766 85 22
Mail: Klicka på bilden

Lisa Oldmar
Telefon: 070 – 778 02 13
Mail: Klicka på bilden

Peter Jankevics
Telefon: 070-778 02 06
Mail: Klicka på bilden

Våra affärsområden

XL Office Teams hemsida använder cookies. En cookie är en kort text som skickas från en webbplats till din webbläsare och sedan lagras i ditt system. XL Office Team använder cookies för att analysera trafiken till och från vår website. Genom att stänga rutan godkänner du användandet av cookies. Kryssa rutan för att stänga fönstret. 

För och efternamn (Obligatorisk)



Företag (Obligatorisk)



E-post (Obligatorisk)



Telefonnummer (Obligatorisk)









Användarnamn:



Lösenord:



Prata med säljexpert
close slider